Memahami Komunikasi Bisnis

Komunikasi perusahaan merupakan salah satu hal yang esensial dalam menjalankan bisnis atau perusahaan. Komunikasi ini dapat diartikan sebagai komunikasi yang dilakukan secara lisan maupun tidak secara lisan. Dimana dalam komunikasi ini terkandung pendapat, ide, gagasan dan informasi. Komunikasi ini dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung.

Untuk lebih memahami pengertian komunikasi bisnis, berikut adalah definisi menurut para ahli yang berbeda:

William Albig: Komunikasi Bisnis adalah pertukaran informasi, ide, pendapat, instruksi dengan target tertentu untuk disampaikan secara pribadi atau impersonal melalui simbol atau sinyal.

Rosenbalt: Pengertian Komunikasi Bisnis adalah suatu tindakan pertukaran informasi, ide/pendapat, instruksi, dll, yang disampaikan secara pribadi atau tidak melalui simbol dan sinyal untuk mencapai tujuan perusahaan.

Djoko Purwanto: Pengertian Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai jenis komunikasi, baik verbal maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Unsur-unsur komunikasi

Komunikasi terdiri dari 5 unsur yang dikenal dengan rumus 5 W + 1 H, yaitu:

Komunikator = siapa [komunikator, sumber, pengirim]
Pesan = mengatakan apa [pesan]
Media = saluran mana [saluran, media]
Berkomunikasi = kepada siapa [penyiar, penyiar, penerima, penerima]
Efek [efek, efek, pengaruh]
Sedangkan kegiatan komunikasi dalam kegiatan komersial harus mengandung unsur-unsur tertentu. Unsur-unsur Komunikasi Bisnis adalah sebagai berikut:

Ada tujuan, setiap komunikasi memiliki tujuan yang telah ditentukan yang sesuai dengan tujuan organisasi.
Ada pertukaran, setiap komunikasi melibatkan setidaknya dua orang atau lebih (komunikator dan komunikator).
Berisi informasi, ide, pendapat, instruksi, merupakan isi pesan yang terkandung dalam komunikasi yang bentuknya dapat berbeda-beda tergantung pada situasi, kondisi dan tujuannya.
Menggunakan saluran personal atau impersonal, komunikasi apapun dapat dilakukan secara tatap muka, menggunakan media khusus atau media massa jika ingin menjangkau banyak orang.
Menggunakan simbol atau tanda, ini menunjukkan metode atau alat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan cara yang dapat dipahami oleh penerima pesan.
Tercapainya tujuan atau sasaran organisasi, dimana tujuan tersebut sebelumnya telah ditetapkan oleh manajemen.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum ada empat fungsi komunikasi bisnis, yaitu; artinya memberikan informasi (inform), membujuk (persuade), berkolaborasi (collaborate) dan mengikutsertakan (include) publik.

Memberikan informasi (pemberitahuan)

Tujuan utama Komunikasi Bisnis adalah memberikan informasi terkait bisnis kepada pihak lain.

Misalnya, seorang kepala perusahaan membutuhkan banyak karyawan baru untuk ditempatkan sebagai staf administrasi di cabang-cabang yang ada. Untuk mendapatkan calon karyawan, ia dapat mengiklankan lowongan pekerjaan melalui surat kabar, majalah, radio dan internet.

Masing-masing media tersebut tentunya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Terserah manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan.

Membujuk (membujuk)

Bagian kedua dari Komunikasi Bisnis adalah membujuk pihak lain agar apa yang disiarkan dapat dipahami oleh publik secara benar dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama mengenai negosiasi antara satu orang dengan orang lain di suatu perusahaan.

Untuk mencapai hasil negosiasi yang optimal, masing-masing pihak harus memahami prinsip win-win solution.

Berkolaborasi (berkolaborasi)

Tujuan ketiga dalam Komunikasi Bisnis adalah untuk bekerjasama antara satu orang dengan orang lain. Melalui komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis antara perusahaan dalam dan luar negeri.

Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relatif mudah dicapai seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi saat ini. Anda dapat menggunakan berbagai sarana telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, mesin fax, telepon seluler, internet, e-mail dan telekonferensi. Teknologi komunikasi sangat penting untuk mempererat kerjasama dalam dunia bisnis.

Teknik dalam komunikasi bisnis

Dalam komunikasi bisnis ada 3 teknik utama. Kombinasi dari ketiga teknik ini akan memungkinkan setiap orang untuk menangkap dan memahami dengan jelas pesan yang Anda sampaikan. Di bawah ini adalah tiga jenis teknik komunikasi:

Teknik komunikasi verbal

Teknik ini digunakan untuk mendiskusikan suatu ide atau gagasan, mengungkapkan pendapat, menanggapi perintah, dan menjadi pendengar yang baik. Komunikasi verbal yang efektif adalah tentang pesan yang disampaikan yang dapat diterima dan memiliki keberanian untuk mendapatkan sanggahan atau balasan atas pesan yang telah disampaikan.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memproses nada suara dan ekspresi wajah saat menyampaikan pesan secara tatap muka atau melalui telepon, yang hanya memproses nada suara.

Berikut adalah beberapa kegiatan yang membutuhkan komunikasi verbal:

Pertemuan
Telepon resmi
Rapat proyek
Presentasi
Teknik komunikasi nonverbal
Menurut data dari laporan Psikologi Komunikasi, yang menurutnya lebih dari 90% pesan disampaikan melalui komunikasi non-verbal, yaitu 55% bahasa tubuh, 38% nada suara dan 7% adalah kata-kata yang ditransmisikan, data ini menunjukkan bahwa Bahasa tubuh penting ketika berinteraksi dengan rekan kerja.

Berkomunikasi menggunakan bahasa tubuh termasuk gerakan, gerak tubuh dan postur dan kontak mata adalah aspek penting dari komunikasi non-verbal. Kontak mata menunjukkan jika Anda tertarik dengan apa yang dikatakan dan didengar, mempertahankan durasi kontak mata, karena terlalu lama dapat menyebabkan agresi.

Sementara itu, jika terlalu pendek, bisa jadi percakapan saat ini kurang menarik. Dan masih banyak lagi komunikasi non-verbal dari gerakan tubuh lainnya.

Komunikasi tertulis

Email adalah komunikasi tertulis yang paling sederhana ditemukan dalam komunikasi tertulis. Sebagian besar perusahaan menggunakan email atau sarana pesan elektronik lainnya untuk berkomunikasi dengan tim mereka.

Meskipun email tampak lebih acak daripada surat biasa, mereka tetap memiliki bobot yang sama tergantung bagaimana Anda mengirimkannya dan perasaan bisnis Anda.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi secara tertulis:

Publik
Pikirkan tentang audiens target yang akan membaca email Anda sebelum mengirimnya. Mengetahui audiens Anda akan membantu menambahkan nada ke pesan Anda agar lebih efektif.

Formalitas
Tingkat formalitas harus mengikuti sesuai dengan tingkat audiens Anda, misalnya surat bisnis harus ditulis secara formal daripada email dengan teman atau keluarga. Anda juga harus mempertimbangkan pemformatan saat menulis pesan email, karena ini menentukan jenis formalitas.

Gaya
Jenis gaya yang Anda gunakan dalam komunikasi tertulis tergantung pada apa yang ingin Anda gunakan. Misalnya, email harus sesingkat mungkin.

Jenis Komunikasi Bisnis

Dalam Komunikasi Bisnis juga terdapat jenis-jenis komunikasi. Untuk memfasilitasi komunikasi dalam suatu perusahaan, karyawan dan staf lainnya harus memahami masing-masing jenis komunikasi ini

Ada lima jenis komunikasi bisnis yang sangat penting untuk dipelajari. Untuk lebih memahami setiap jenis komunikasi, contoh masing-masing komunikasi akan dibahas.

Komunikasi internal

Komunikasi internal ini merupakan salah satu komunikasi bisnis internal. Dalam hal ini dipahami bahwa komunikasi tersebut terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, mereka yang terlibat dalam komunikasi ini hanya anggota organisasi atau perusahaan.

Dalam komunikasi ini Anda dapat bertukar pikiran melalui tatap muka, telepon, email atau fax. Namun, di era teknologi yang semakin canggih ini, banyak sekali outlet media sosial yang memudahkan untuk berkomunikasi.
Contoh komunikasi internal ini, yaitu komunikasi antar rekan kerja atau atasan dan sebagainya. Dalam komunikasi ini mengabaikan level. Jadi komunikasi internal ini dapat dilakukan oleh siapa saja selama masih dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Komunikasi vertikal

Dalam komunikasi vertikal ini biasanya terjadi antar level. Jadi, jika ada suatu jabatan atau jenjang jabatan dalam perusahaan. Komunikasi vertikal ini harus diturunkan padanan dari komunikasi yang telah dilakukan.

Dalam komunikasi ini, misalnya, komunikasi antar direktur tanpa melibatkan subyek. Dalam komunikasi ini harus ada komunikasi timbal balik atau dua arah.

Komunikasi dari atasan ke bawahan

Jenis komunikasi ini juga termasuk komunikasi internal. Tetapi juga memperhatikan tingkatan atau jabatan dalam suatu organisasi. Komunikasi ini merupakan salah satu jenis komunikasi bisnis yang paling penting. Dimana komunikasi tersebut dilakukan oleh seorang manajer kepada karyawannya. Jenis komunikasi ini biasanya dilakukan secara umum.

Komunikasi dari konstituen ke atasan

Jenis Komunikasi Bisnis ini dapat dianggap tidak signifikan sebagai komunikasi superior daripada komunikasi inferior. Dapat diartikan, komunikasi ini merupakan kebalikan dari komunikasi atas. Dalam komunikasi ini misalnya memberikan laporan berkala dari karyawan kepada atasan atau manajernya.

Komunikasi horisontal

Komunikasi horizontal terjadi pada tingkat atau posisi yang sama. Komunikasi ini biasanya lebih santai atau informal. Komunikasi ini tidak perlu memperhatikan aturan dan dapat dilakukan dalam bahasa sehari-hari.

Jenis komunikasi ini, misalnya, adalah komunikasi antar karyawan. Jenis komunikasi ini biasanya tidak terlalu serius. Anda juga dapat memasukkan lelucon atau lelucon. Pada dasarnya komunikasi ini dilakukan pada level yang sama. Sehingga terciptalah percakapan sederhana.

Nah inilah pembahasan mengenai pengertian, jenis dan contoh komunikasi bisnis. Tentu saja, jenis keterampilan komunikasi dan komunikasi untuk bisnis ini sangat penting. Apalagi jika Anda ingin fokus mengorganisir sebuah bisnis.

Kesimpulan

Setiap perusahaan harus memiliki strategi komunikasi bisnis yang efektif dan valid untuk setiap anggota karyawan Anda. Misalnya dalam bidang akuntansi perlu memetakan dan memberikan komunikasi yang jelas tentang hak akses laporan keuangan dan proses pencatatan buku akuntansi. Jika hal ini tidak dilakukan, tentunya laporan keuangan Anda dapat digunakan oleh pihak yang bertanggung jawab.

Dengan Accurate Online, Anda dapat meminimalkan masalah ini dengan fitur persetujuan. Fitur approval atau persetujuan merupakan fitur Accurate Online yang berguna untuk memberikan hak akses yang berbeda kepada karyawan yang berbeda.

Tentunya hal ini akan meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh karyawan bertransaksi, sekaligus menjaga data perusahaan Anda lebih baik lagi. Jika Anda ingin mengetahui tentang fitur persetujuan transaksi, Anda dapat membacanya lebih detail melalui tautan ini