Sistem employee pc monitoring software karyawan adalah salah satu alat untuk membantu mengatasi masalah ini, dan masih terus berkembang. Di era pandemi, solusi yang secara tradisional berfokus pada pelacakan aktivitas karyawan, mencatat perilaku mencurigakan, dan mengendus kemungkinan ancaman orang dalam,

kini beralih tidak hanya untuk melacak produktivitas tetapi juga memantau kesehatan dan kebugaran, dan bahkan meningkatkan keterlibatan karyawan.

Pro dan Kontra employee pc monitoring software

Bagi sebagian besar dari kita, gagasan seseorang yang memantau penggunaan komputer kita tidak tepat, paling banter. Kami menghargai privasi kami, dan itu meluas ke PC dan perangkat kami. Meskipun demikian, harapan kita akan privasi di tempat kerja tentu berbeda dengan dalam kehidupan pribadi kita. Baik kita bekerja di tempat majikan kita atau dari jarak jauh, biasanya peralatan yang kita gunakan maupun data yang melintasi desktop bukanlah milik kita. Dengan demikian, banyak pemberi kerja akan memiliki alasan yang sah dan bahkan penting untuk memantau bagaimana kita menggunakan aset ini sepanjang hari.

Salah satu alasannya adalah untuk mengukur produktivitas. Manajer tidak memiliki visibilitas yang sama tentang bagaimana tenaga kerja terdistribusi menghabiskan waktunya seperti yang mereka lakukan ketika semua karyawan melapor ke lokasi pusat. Hal yang sama berlaku ketika tenaga kerja sangat besar dan perputarannya tinggi, seperti call center, misalnya.

Bisa Melacak produktivitas

Melacak produktivitas menjadi lebih menantang sejak pandemi karena banyak pekerja jarak jauh sekarang harus menangani pekerjaan mereka dari jam sembilan sampai jam lima dengan setengah lusin tugas pribadi lainnya, seperti mengurus anak atau memasak makanan keluarga. Bekerja dari rumah menantang struktur yang sudah ada sebelumnya untuk pelacakan produktivitas, yang berarti alat employee pc monitoring software juga perlu berputar.

Dan menggunakan alat employee pc monitoring software untuk mencatat berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas tertentu dapat memberi manajer wawasan tidak hanya tentang bagaimana kinerja masing-masing pekerja, tetapi juga seberapa baik proses bisnis saat ini memenuhi tujuan perusahaan.

Terkadang, jenis employee pc monitoring software aktivitas ini juga dapat mengungkap perilaku buruk. Langkah-langkah keamanan tradisional, seperti firewall, melakukan pekerjaan yang baik untuk mempertahankan diri dari serangan berbasis internet. Namun, mereka kurang efektif terhadap ancaman orang dalam, di mana seorang karyawan memiliki akses ke sistem tetapi menggunakan akses itu dengan cara yang melanggar kebijakan perusahaan.

Dalam kasus seperti itu, log aktivitas terperinci dapat menjadi bukti forensik penting untuk tindakan disipliner atau (dalam kasus terburuk) gugatan.

Kasus pelanggaran serius oleh karyawan sering kali melibatkan kesalahan penanganan informasi sensitif. Ini mungkin berarti rahasia dagang, tetapi bisa juga berarti kelas data tertentu yang dilindungi oleh peraturan pemerintah, seperti Sarbanes-Oxley, HIPAA, atau GDPR UE. pemantauan karyawan dapat membantu memberikan informasi yang dibutuhkan untuk audit kepatuhan.

Sistem

Sistem yang lebih canggih bahkan dapat memindai file keluar, email, dan obrolan karyawan serta menandai atau memblokir pesan yang tampaknya melanggar kebijakan sebelum dikirim. Langkah-langkah tersebut dapat sangat berharga untuk mencegah pelanggaran data yang serius.

Namun, penting juga untuk mempertimbangkan kerugian dari pemantauan karyawan. Pengusaha harus mempertimbangkan dengan hati-hati jumlah dan tingkat employee pc monitoring software yang ingin mereka terapkan. Seperti disebutkan sebelumnya, banyak karyawan mungkin merasa tidak nyaman dengan pikiran bahwa mereka sedang diawasi. Suasana paranoia di tempat kerja dapat berkontribusi pada moral yang rendah, yang dapat menyebabkan pengurangan staf.

Penting juga untuk dicatat bahwa upaya pemantauan produktivitas terkadang dapat menjadi bumerang, menghasilkan efek sebaliknya dari apa yang dimaksudkan. Karyawan yang sadar bahwa mereka sedang

diukur berdasarkan kuota produktivitas dapat mengembangkan pola mencoba mempermainkan sistem dengan menghabiskan waktu di aplikasi dan situs web yang menurut mereka diharapkan, daripada pada aktivitas yang memiliki manfaat material bagi perusahaan .

Demikian pula, manajer yang ditugasi untuk meninjau segunung data pemantauan karyawan mungkin

menghabiskan banyak waktu untuk melakukannya, bahkan ketika laporan menunjukkan beberapa area masalah.

Terakhir, pemberi kerja harus memberikan pertimbangan khusus terhadap konsekuensi hukum etis dan potensial dari pemantauan karyawan. Beberapa produk yang kami uji memungkinkan Anda untuk menginstal fungsi employee pc monitoring softwarepada mesin karyawan tanpa sepengetahuan mereka dan dengan cara yang menghindari deteksi, tetapi itu tidak berarti Anda harus melakukannya.

Jenis pengawasan rahasia ini bukan hanya bentuk pemantauan yang paling invasif, tetapi juga dapat melanggar hukum di berbagai yurisdiksi. Negara, negara bagian dan provinsi, dan bahkan kota semua akan

memiliki pemikiran mereka sendiri tentang hal ini, jadi melangkahlah dengan hati-hati.

Apa yang Dilakukan Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan?

Sistem pemantauan karyawan melampaui fungsionalitas pelacakan waktu inti dari clock-in, clock-out, dan mengelola beban kerja. Sementara beberapa vendor dalam putaran ini pada dasarnya melacak

pemain yang telah menambahkan fitur pemantauan yang bagus seperti pencatatan keystroke, pelacakan lokasi, dan tangkapan layar,

yang lain menawarkan platform pemantauan mendalam yang melacak semua aktivitas karyawan.

Khususnya untuk perusahaan besar yang menjadwalkan ribuan pekerja shift dalam pengaturan seperti call center, agen pemantau karyawan yang dipasang di mesin perusahaan memberikan visibilitas

dan ketertelusuran lengkap kepada bisnis ini ke dalam operasi mereka.

Agen employee pc monitoring software karyawan juga mengumpulkan data penting tentang produktivitas karyawan. Untuk memulai pelacakan produktivitas, Anda biasanya akan mengurutkan aplikasi dan situs web ke dalam kategori produktif dan tidak produktif.

Anda kemudian akan merinci seberapa produktif yang Anda harapkan dari setiap tim, departemen, atau karyawan individu. Algoritme penilaian produktivitas memungkinkan untuk mengukur individu terhadap kinerja masa lalu mereka, serta rekan-rekan mereka. Data ini kurang tentang mendisiplinkan karyawan dan lebih banyak tentang membantu tim mengoreksi kursus dan tetap produktif.

Kustomisasi dan pengelompokan pengguna penting di sini,

karena aplikasi yang dianggap produktif untuk satu fungsi pekerjaan mungkin dianggap tidak produktif untuk yang lain.

Misalnya, manajer media sosial menghabiskan banyak waktu mereka di Facebook dan Twitter

karena itu adalah inti dari peran mereka, sedangkan manajer penjualan yang menghabiskan

berjam-jam sehari di LinkedIn atau situs sosial lainnya harus memberikan peringatan.

Otomatisasi dan kemampuan untuk mengatur peringatan melalui email

pengingat dan peringatan juga merupakan cara yang efektif untuk mengelola tenaga kerja yang besar dan terdistribusi.

Beberapa produk juga dapat menggabungkan data aktivitas pada tingkat makro secara real-time untuk ditampilkan di dasbor admin dan manajer. Juga tersedia kemampuan untuk membuat laporan terperinci untuk mengiris dan memotong berbagai metrik produktivitas. Misalnya, Anda dapat menelusuri data menggunakan faktor-faktor seperti karyawan yang paling produktif atau tidak produktif atau membandingkan efisiensi atau produktivitas tim

atau departemen pada proyek tertentu.

Alat pemantauan karyawan sering memberi Anda visualisasi data sekilas. Contohnya mungkin termasuk bilah produktivitas yang mengelompokkan persentase atau daftar aplikasi yang produktif dan tidak produktif dan papan peringkat yang menunjukkan

pengguna aktif atau tidak aktif atau aplikasi yang paling sering digunakan.

Banyak solusi yang kami uji juga dapat melacak dan mencatat situs web atau layanan mana

yang paling banyak digunakan oleh karyawan dan mana yang kurang dimanfaatkan.

Aspek lain dari pelacakan aktivitas adalah pemantauan keystroke, yang memberikan dasar untuk aktivitas karyawan. Setelah Anda memiliki data tentang seberapa sering karyawan mengetik atau berinteraksi dengan mesin mereka, Anda dapat memetakannya terhadap faktor terkait

untuk mengisi profil lengkap aktivitas online mereka. Contoh faktor mungkin termasuk tangkapan layar,

log aktivitas, jejak audit, dan lainnya, vektor pemantauan lebih dalam yang akan kita bahas nanti.

Beberapa perangkat lunak employee pc monitoring software paling andal yang telah kami uji dapat

memasukkan data keystroke mentah—artinya peta stempel waktu dari tombol

sistem yang ditekan pengguna pada waktu tertentu—dan referensi silang terhadap metrik lain atau data aktivitas yang diambil yang dikumpulkan.

Selain itu, alat yang lebih baru seperti Controlio dapat menggabungkan penekanan tombol dan

menyinkronkannya ke rekaman video untuk membentuk gambaran aktivitas karyawan yang lebih akurat.

Hasilnya, Anda dapat melihat konteks penuh

dari apa yang dilakukan karyawan dan kapan mereka melakukannya dan membuat kesimpulan mengapa mereka melakukannya. Tingkat wawasan ini tidak tertandingi untuk perusahaan yang perlu mengumpulkan bukti forensik, misalnya, untuk audit kepatuhan terhadap peraturan.

Sistem employee pc monitoring software Semakin Cerdas

Sistem pemantauan karyawan saat ini menggunakan teknologi baru, seperti geolokasi, pencatatan keystroke,

tangkapan layar, perekaman video, dan bahkan akses ke webcam yang diinstal pada PC jarak jauh.

Menggabungkan komputasi awan berarti Anda dapat menangkap terabyte data tersebut dan menyimpannya secara online, di tempat yang mudah diakses oleh manajer.

Lebih penting lagi, data ini tidak hanya tertidur. Algoritme pencocokan pola dapat memindainya untuk mengantisipasi ancaman orang dalam, mengukur produktivitas individu dan tim, dan menelusuri kembali langkah-langkah yang menyebabkan masalah atau kebocoran data.

Alat employee pc monitoring software karyawan yang paling kuat dapat bertindak sebagai mata yang melihat semua. Mereka memberikan wawasan tentang segala hal mulai dari aplikasi apa yang dibuka oleh karyawan

hingga dengan siapa mereka mengobrol dan apa yang mereka katakan. Ini juga dapat menggunakan logika otomatis,

seperti pemicu kata kunci dan aturan kebijakan, untuk memberi tahu admin saat karyawan melakukan hal yang tidak seharusnya mereka lakukan. Mereka sering dapat melakukannya saat menjalankan penyamaran sebagai proses terselubung, sehingga karyawan tidak perlu tahu kapan mereka sedang dipantau.

Tangkapan layar dan perekaman layar adalah salah satu alat employee pc monitoring software yang lebih menonjol. Biasanya, admin dapat mengonfigurasi aturan dan pengaturan untuk mengambil tangkapan layar pada interval tertentu, seperti sekali per jam,

setiap 15 menit, atau bahkan setiap 10 detik atau kurang. Beberapa alat juga mendukung tangkapan layar langsung atau perekaman video berkelanjutan, yang memungkinkan admin melakukan check-in langsung di mesin karyawan atau mengambil rekaman waktu tertentu untuk periode waktu tertentu.

Beberapa sistem pemantauan menyimpan tangkapan layar di samping metadata yang sesuai. Ini dapat digabungkan di seluruh dasbor pemantauan, di mana admin dapat menggunakannya sebagai informasi tambahan untuk aktivitas pengguna atau titik data apa pun yang mereka tinjau atau selidiki.

Teknologi Pemantauan Terbaru employee pc monitoring software

EfficientLab, yang menjadikan solusi pemantauan lokal sebagai Work Examiner, memiliki solusi berbasis cloud yang lebih menarik di Controlio, yang memadukan penilaian produktivitas dengan employee pc monitoring software karyawan yang mendalam. Controlio mewakili cara berpikir baru di segmen ini dan bahkan menawarkan perekaman video real-time dan streaming langsung yang disinkronkan dengan pelacakan keystroke.

Perekaman video adalah batas berikutnya, dan itu sudah ditawarkan oleh orang-orang seperti Terramind, StaffCop Enterprise, dan Controlio. Akses ke video langsung atau rekaman menawarkan bukti forensik paling akurat, belum lagi kemampuan untuk dengan cepat mencari, menggosok, dan bahkan memanfaatkan teknologi OCR untuk detail lengkap tentang dokumen yang direkam melalui video.

Pilihan Editor Teramined membawa perekaman video ke tingkat yang sama sekali baru dengan mengaktifkan Optical Character Recognition (OCR) yang dapat dijalankan melalui file video. Itu berarti dapat mengenali teks di layar dan dalam dokumen dan membuat video dapat dicari melalui data itu. Vendor lokal StaffCop Enterprise juga menyediakan fungsionalitas OCR untuk tangkapan layar dan dokumen.

Menambahkan jenis perekaman video dan kemampuan umpan langsung ini memungkinkan penawaran ini melampaui apa yang Anda temukan dalam solusi lama, yang sebagian besar berpusat pada tangkapan layar. Generasi baru menawarkan bisnis pengawasan tanpa celah terhadap aktivitas karyawan yang kemungkinan akan menjadi norma untuk kategori yang bergerak maju.

employee pc monitoring software perangkat lunak pemantauan pc karyawan

Di luar gambar itu sendiri, platform employee pc monitoring software ini dapat memberikan tingkat visibilitas yang mengejutkan ke dalam setiap aplikasi, file, pesan, dan bahkan panggilan Zoom. Menggunakan OCR, pemantauan mendalam dapat memberikan lebih banyak informasi tentang bagaimana pekerja menggunakan desktop atau aplikasi web tertentu.

Alat pemantauan karyawan paling canggih juga dapat mengurai pesan email, obrolan, pesan instan (IM), dan aplikasi komunikasi pribadi atau tim lainnya. Mereka akan memantau parameter atau kata kunci apa pun yang telah ditetapkan oleh administrator Anda. Solusi yang benar-benar mutakhir bahkan dapat melihat nomor kartu kredit dan data sensitif lainnya di tangkapan layar dan video dan secara otomatis memulai peringatan.

Pelacakan mendalam ini juga berlaku untuk melacak dokumen dan memindai nama file. Perangkat lunak seringkali dapat menangkap dokumen atau file yang dilampirkan sehingga admin dapat melihatnya. Misalnya, misalkan eksekutif perusahaan ingin tahu apakah karyawan mengobrol secara internal tentang CEO atau CTO. Dalam hal ini, mereka dapat mengatur pemicu kata kunci otomatis dan menerima peringatan atau laporan email otomatis.

Anda sering dapat mengonfigurasi aturan untuk mencegah karyawan mengirim data perusahaan melalui saluran pribadi, mengunduh aplikasi atau file yang tidak disetujui TI, atau bahkan mengakses USB thumb drive dari PC perusahaan. Tidak semua platform menyediakan tingkat otomatisasi ini, tetapi platform yang dapat memperingatkan pengguna untuk menghentikan tindakan atau hanya memberi tahu admin atau memperbarui log audit.

Menimbang Perspektif Karyawan dengan employee pc monitoring software

Seperti disebutkan sebelumnya, tidak semua ini cocok dengan pekerja yang Anda rencanakan untuk dipantau. Tentu, menjadi membosankan berarti Anda akan tahu persis apa yang dilakukan karyawan Anda di waktu perusahaan dan seberapa baik mereka melakukannya.

Tetapi keinginan untuk tingkat wawasan itu perlu diseimbangkan dengan kekhawatiran mereka juga. Pandemi telah berdampak kuat pada moral dan motivasi karyawan—sedemikian rupa sehingga banyak yang memilih untuk mencari pekerjaan baru atau bahkan keluar dari angkatan kerja sama sekali. Tiba-tiba memunculkan lingkungan gaya “Big Brother” pada tenaga kerja yang sudah stres dapat menghasilkan beberapa pukulan balik yang buruk.